Respuesta automática a los correos electrónicos con Outlook

Una situación muy común ocurre cuando pasas unos días alejado de tu ordenador habitual, o sencillamente de una conexión a Internet. Si utilizas Outlook como cliente de correo electrónico, puedes configurar una respuesta automática a todos los correos que te lleguen, avisando de que puedes tardar en leer y responder. La magia la hace el “Asistente para fuera de oficina de Outlook”.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que este asistente sólo funciona si tenemos un servidor de correo Exchange de Microsoft, algo muy habitual en las empresas. Si se utiliza otro servidor de correo, aún podemos emular la funcionalidad de respuesta automática de Exchange, y si no utilizamos Outlook, pero nos conectamos a un servidor de Exchange mediante Internet Explorer, también podremos configurar la respuesta automática a todos los correos entrantes.

outlook

  • Si nuestro programa de correo es Outlook y nuestro servidor Exchange, seguiremos las instrucciones para ejecutar el “Asistente para fuera de oficina de Outlook” como Microsoft nos recomienda. De forma resumida:
    1. En el menú “Herramientas”, hacemos clic en “Asistente para fuera de oficina”.
    2. En el cuadro de diálogo “Asistente para fuera de oficina”, hacemos clic en “Actualmente estoy fuera de la oficina”.
    3. En el cuadro “Autorresponder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente”, escribimos el mensaje que queremos que se envíe mientras estemos sin poder responder a nuestros correos. Un ejemplo sería el siguiente:
      Hola,
      Durante unos días estaré fuera, por lo que no podré leer mi correo con la frecuencia que me gustaría. Por eso es posible que tarde en responder a tu mensaje. Si se trata de algo urgente, por favor llámame al móvil.
      Perdona las molestias y un saludo.
  • Si utilizamos Outlook, pero nuestro servidor de correo no es Exchange, la solución para obtener la misma funcionalidad del “Asistente para fuera de oficina de Outlook” consiste en usar una regla para responder automáticamente con una plantilla de cortesía que crearemos. Con Outlook 2003:
    1. Abrimos un nuevo mensaje de Outlook con formato de texto plano, (para no utilizar Word como editor de correo electrónico).
    2. Escribimos la información que queremos que contenga el mensaje de respuesta.
    3. En el menú “Archivo”, hacemos clic en “Guardar como”.
    4. En el cuadro de diálogo “Guardar como”, hacemos clic para activar la casilla de verificación “Plantilla de Outlook” en la lista “Tipo”.
    5. Escribimos un nombre para la plantilla de respuesta en el cuadro “Nombre de archivo” y, después, hacemos clic en “Guardar”.

    Ahora crearemos una regla para enviar la respuesta automática:

    1. En el menú “Herramientas”, hacemos clic en “Reglas y alertas”.
    2. En el cuadro de diálogo “Reglas y alertas”, hacemos clic en el botón “Nueva regla” de la ficha “Reglas de correo electrónico”.
    3. En el “Asistente para reglas”, hacemos clic en el botón “Iniciar desde una regla en blanco”, hacemos clic en “Comprobar los mensajes cuando lleguen” y, después, hacemos clic en “Siguiente”.
    4. En “¿Qué condiciones desea comprobar?”, hacemos clic para activar la casilla de verificación “Enviado a mí solamente” o cualquier otra casilla de verificación que queramos y, después, hacemos clic en “Siguiente”.
    5. En “¿Qué desea hacer con el mensaje?”, hacemos clic para activar la casilla de verificación “Responder usando una plantilla determinada”.
    6. En la página del asistente Paso 2: edite la descripción de la regla, hacemos clic en la frase subrayada, “una plantilla determinada”.
    7. En el cuadro de diálogo “Seleccione una plantilla de respuesta”, hacemos clic en la plantilla que guardamos en el paso 5 de la sección “Cómo definir una plantilla de respuesta automática” y, después, hacemos clic en “Abrir”.
    8. Completamos las instrucciones del “Asistente para reglas”, hacemos clic en “Finalizar” y, después, hacemos clic en “Aceptar”.

    Si utilizamos Outlook 2007, Outlook 2002, Outlook 2000 o Outlook 98, hay que seguir unos pasos ligeramente distintos, aunque la idea, desde luego, es la misma.

  • Y por último, si utilizamos Outlook Web Access para leer nuestro correo de un servidor Exchange, también podemos activar la función “Fuera de la oficina”:
    1. En el interfaz de Outlook Web Access, desde Internet Explorer, hacemos clic en “Opciones” y, a continuación, en “Asistente para fuera de la oficina”.
    2. Para activar las respuestas automáticas de fuera de la oficina, en el “Asistente para fuera de la oficina”, hacemos clic en “Enviar respuestas de fuera de oficina”. Se pueden configurar también las siguientes opciones:
      • Para seleccionar un periodo de tiempo, seleccionamos la casilla de verificación “Enviar respuestas de fuera de oficina sólo durante este periodo de tiempo” y, a continuación, definimos la hora de inicio y la de fin.
      • Escribimos el texto del mensaje de respuesta automática que queremos que se envíe a los remitentes.
      • Para enviar una respuesta automática a remitentes externos, seleccionamos la casilla de verificación “Enviar respuestas de fuera de oficina a remitentes externos” y, a continuación, seleccionamos las opciones que queremos.
      • Escribimos el texto del mensaje de respuesta automática que queremos que se envíe a los remitentes externos.
      • Guardamos y aceptamos los cambios.

Para saber más sobre Outlook y todo lo que se puede jugar con él, pregúntale a papá Microsoft.


Comentarios

Respuesta automática a los correos electrónicos con Outlook — 26 comentarios

  1. A la hora de añadir la regla, en el paso 7, no aparece la plantilla que he guardado antes. Por ello, no la puedo seleccionar para utilizarla para reenviar.

    De hecho, cuando la guardo, el tipo es “plantilla de documento”, no me da la opción de guardarla como “plantilla de outlook” como pone en el tutorial.

    ¿Alguna idea de como resuelvo el problema?

    Gracias

  2. Debora, es posible que el formato del nuevo mensaje que quieres convertir en tu plantilla no lo hayas elegido de texto plano. Si el mensaje lo haces de texto enriquecido, o de HTML, el editor es Word, y por eso te ofrece la posibilidad de guardarlo como “plantilla de documento” (documento de Word…)

    Fíjate en el paso 1: “Abrimos un nuevo mensaje de Outlook con formato de texto plano, (para no utilizar Word como editor de correo electrónico).”

  3. Que va…no ese fallo. Lo escribo como texto sin formato, pero a la hora de guardarlo. En guardar como no me deja la opcion de guardarlo como plantilla de Outlook, la única plantilla que me permite es la de documento.

    De hecho, lo he vuelto a intentar y nada :s

    Estoy usando office 2003, puede ser que necesite instalar algo que no se instale por defecto???

    Porque cuando quiero seleccionar la “plantilla determinada” en la regla solo me muestra como seleccionables los archivos *.oft , y no tengo ninguno de esos

  4. Necesitaria poder activar el fuera de oficina sin necesidad de entrar en un buzón de correo (utilizo exchange server 2003 y Office 2003).

  5. Para la gente que no le deja guardar en formato *.oft las plantillas… teneis antes de crear el mensaje desactivar la opcion en Herramientas -> Opciones -> Formato de correo -> Desactivar la casilla de Usar Microsoft Office word 2003 para blah blah blah…

    Una vez desactivado podreis guardar los mensajes en formato Plantilla de Outlook.

  6. Hola a todos, necesito ayuda, quisiera utilizar una plantilla de word2003 (archivo.dot) en microsoft outlook2003 de manera tal que los mensajes de correo nuevos vengan con el mismo encabezado que los documentos que envio. Gracias

  7. Hola, yo tengo en mi empresa Un servidor Exchange y cuando activo el fuera de oficina solo me funciona con la gente de la propia empresa pero si me envian un correo externo el fuera de oficina no envia respuesta porque??

  8. A ver si me podeis aclarar una cosa…
    Yo he logrado configurar la respuesta automática, pero si no enciendo el ordenador, ni abro el Outlook, no la reenvía!
    Hay alguna opción que las envíe sin tener que encenderlo? Porque se supone que cuando necesito esto es cuando no me va a ser posible abrir el Outlook…

  9. Moutsa, ¿usas servidor Exchange?

    Si no es así, tendrás que configurarlo desde la aplicación de webmail de tu empresa. Posiblemente tendrás algún filtro de respuesta automática, o sino puedes crearlo tú a pedal para todos los archivos recibidos.

    Un saludo.

  10. Si pero sii la respuesta queremos que sea en formato html esto no funciona. Alguien sabe como hacerlo sin servidor exchange y formato html parra la autorespuesta

  11. ok..exelente publicación, he seguido los pasos y ahora ya tengo la respuesta automatica con la plantilla que he creado.
    pero tengo una pregunta crucial.

    tengo 3 cuentas creadas en outlook y he especificado que cuando me envien a una de ellas salte el envio automatico, pero cuando lo envia lo hace utilizando la cuenta que tengo como predeterminada, quiero ocultar el mail de respuesta o que lo envie con la misma cuenta seleccionada para el automatico..como lo hago?

  12. hola mi correo de outlook genera una respuesta automatica sin que lo quiera, deseo desactivarla porque yo nunca le di esa orden, como la puedo desactivar?

  13. Hola,

    Me he configurado una respuesta automatica pero esta solo funciona al abrir el outlook, pero si no lo tengo abierto no funciona. Alguien podria ayudarme …?

    Gracias

  14. estimado amigos cuando quiero ingresar al asistente para fuera de oficina me sale un mensaje que dice que “no se pudo mostrar la configuracion de fuera de oficina por que el servidor no se encuentra disponible”, podrian ayudarme a solucionarlo?

  15. Yo he logrado configurar mi outlook y este puede enviar el mensaje, pero el problema que tengo es que manda 2 veces el mensaje, un mensaje actual y el otro es un mensaje pasado osea la anterior configuracion de las repuestas automaticas.

  16. Tengo algunos correos programados en outlook, lo que no se es si, aunque este apagada mi computadora se van a enviar estos correos?

  17. Buenas tardes,
    Si quiero que mi respuesta se aplace 1 hora después de haberla recibido, ¿debo crear alguna acción para vincularla en la regla?

    Gracias

  18. Quisiera saber si hay alguna posibilidad de poder configurar que la respuesta automática se envíe mas de una vez por remitente, logrando así que todo mail que ingrese a la casilla sea respondido, sin importar si quien lo envía ya envió un mail previo o no.
    Muchas gracias!

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