¿Cómo funciona autoarchivar de Outlook?

Si utilizas outlook como cliente de correo electrónico, posiblemente te haya preguntado alguna vez si “deseas autoarchivar los elementos antiguos”. Si le dices que no, pero no marcas la casilla de “no volver a informarme de esto”, te volverá a preguntar al cabo de un tiempo. Y tú te preguntarás ¿qué pasará exactamente si le digo que “autoarchive”? ¿Qué cambios habrá en mi correo?Si utilizas un servidor de correo electrónico Exchange los mensajes se almacenan en el servidor, y al leerlos no se descargan al ordenador local, así que según pasa el tiempo tu cuenta ocupa cada vez más espacio en disco del servidor. ¿Esto es bueno? Pues por un lado sí, porque te permite leer tus correos desde cualquier sitio, mediante Outlook Web Access, y siempre verás la misma configuración de carpetas de correo, estés en el ordenador en el que estés. ¿Qué tiene de malo? Que el espacio de disco en los servidores suele ser limitado y caro (aunque cada vez menos), y es difícil aumentarlo una vez el servidor está funcionando.

Así que, ¿qué hace Autoarchivar de Outlook? Cuando marcas “autoarchivar los elementos antiguos” Outlook mueve tus correos más antiguos de las carpetas en el servidor a un archivo en el disco duro de tu ordenador, de forma que liberas espacio en el servidor, y ganas algo de velocidad de acceso, ya que lees de tu propio disco, y no a través de la conexión hasta el servidor. Los elementos almacenados los encontrarás en Outlook en una nueva carpeta de la lista de carpetas, llamada “Carpetas archivadas”. El archivo donde se almacenarán esos correos suele llamarse archive.pst, y su ruta completa suele ser: C:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\archive.pst

Así qué, ¿te interesa marcar “autoarchivar”, o no? Pues depende de cómo suelas leer tu correo. Si sólo utilizas un único ordenador para tus correos, definitivamente es buena idea autoarchivar los elementos antiguos, porque ganarás en agilidad al manejar tus correos según el tmaño de tu cuenta crezca. Pero, si lees el correo desde el ordenador de la oficina, y además desde el ordenador de casa, o en un ordenador de otra oficina, puede que a través de Outlook Web Access, o de un Outlook configurado con los parámetos de tu cuenta, entonces no te interesa autoarchivar, porque al hacerlo parte de los correos electrónicos se quedarán sólo en un ordenador, y no serán visibles desde los demás. Como todo, cuestión de preferencias y formas de trabajo.

Si quieres saber más, puedes echar un vistazo a la web de Microsoft Office Online.


Comentarios

¿Cómo funciona autoarchivar de Outlook? — 13 comentarios

  1. pues vaya kk de artículo, podías explicar como se configura para autoarchivar :) no se porque aparece el primero en google este artículo sinceramente

  2. El artículo, mike, trata sobre “cómo funciona autoarchivar de Outlook”, y no sobre “cómo configurar autoarchivar en Outlook”. Supongo que precisamente porque te ha parecido una kk, no has llegado a la última línea, y te has perdido el enlace a la ayuda on-line de Microsoft Office, donde, entre otras cosas, se explica precisamente cómo configurar autoarchivar en Outlook.

    Paso a paso: cómo configurar autoarchivar en Outlook

    1.- En el menú Herramientas, haz clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Otros.
    2.- Haz clic en Autoarchivar.
    3.- Selecciona “Ejecutar Autoarchivar cada n días” y especifica con qué frecuencia quieres ejecutar Autoarchivar.
    4.- Selecciona las opciones restantes según te parezca.

  3. Muchas gracias por le artículo, precisamente quería saber “qué” pasaba si acceptaba el autoarchivo y ya me has aclarado que en el caso del correo del trabajo prefiero no hacerlo.

    Josep

  4. Muy buen articulo, justo esa era mi duda, en Microsoft lo que encontre solo era de como se hacia pero no como funcionaba. Ya veo cual opcion me conviene mas. Gracias y suerte.

  5. Gracias por el articulo…Me interesaba mucho saber qué es lo que realmente sucedia cuando yo le daba AUTOARCHIVAR en outlook..y aqui lo explicas muy bien…Buen post!

  6. por fa aclarame

    carpetas archivadas esta en el archive.pst local
    carpetas personales esta en el outlook.pst local
    si no especificas lo contrario archivara qualquier correo, tarea, nota de mas un determido numero de meses o dias. ¿actua igual con los contactos?
    cuando recibes un correo, haces una nota… puedes intuir que caducidad tiene. diferente segun el contenido puedes marcar que lo borre definitivamente.

    se pueden revisar las carpetas archivadas a fin de reducir su tamaño?

    puedes determinar que interesa sincronizar con el smartphone ?

    ….

    gracias

    • tengo una duda cuando eligo una carpeta para autarchivar autoarchiva el mismo contenido de la misma o como puedo lograra autorchivar diferentes carpetas en este caso como mails de diferentes contactos???

  7. Que ocurre si reviso mis correos solo en mi ordenador que tiiene configurado el outlook, siempre autoarchivo pero por error lo cancele y peri algunos correos, estos de pueden recuperar???

  8. como puedo encontrar en microsoft Outlook las carpetas autoarchivadas, antes tenía una carpeta en la bandeja de la lista de carpetas pero al limpiar el oredanador, desapareció, y hace un momento OUTLOOK ME PREGUNTO SI DESEABA AUTOARCIVAR LOS CORREOS ANTIGUOS. Y no los encuentro.
    gracias

  9. al iniciar mi outlook cree unas carpetas personales que ya no me estan funcionando .Quiero cancelarlas pero sin perder la informacion . Simplemente regrese a la bandeja de entrada.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>